Nous pouvons mettre en avant deux familles de recommandations :
Management :
Mettre en place un encadrement et une supervision journalière et établir des moments de feedback au cours de la journée pour vérifier ce qui a été fait et donner les consignes suivantes,
Rappeler chaque matin le planning de la journée, les tâches prioritaires au moyen de supports écrits (check liste, aide-mémoire, agenda électronique, procédures),
Vérifier systématiquement le travail de la personne pour repérer et corriger les erreurs,
Faire répéter les consignes par le travailleur,
Sensibiliser les collègues afin de favoriser une communication écrite lors des échanges avec cette personne.
Supports mnésiques :
Enregistrer les instructions verbales à l’aide d’un dictaphone de manière à pouvoir les réécouter,
Rédiger les consignes courtes de façon claire et concise,
Proposer une check liste,
Mettre en place des aides mémoire (prendre des notes de ce qui doit être fait ou utiliser un dictaphone pour ne pas oublier une idée ou une tâche à faire),
Utiliser un agenda électronique sur smartphone ou sur montre connectée pour se rappeler des réunions ou des rendez-vous,
Fournir à la personne des documents écrits avec la procédure à suivre ou des fiches techniques illustrées (pictogrammes),
Placer des modes d'emploi concis détaillant les différentes étapes d'utilisation et les points importants à ne pas oublier sur les machines les plus fréquemment utilisées,
Utiliser des codes couleurs.
La grande majorité de ces ajustements sont des processus à automatiser. Cocher une checklist, utiliser un agenda, prendre des notes, utiliser le dictaphone, … représentent en effet des tâches à part entière, si elles ne faisaient pas partie de l’activité auparavant, il y aura un temps d’apprentissage de ces nouvelles tâches. Il faut donc accompagner chaque changement et faire preuve de patience et bienveillance à l’égard des travailleurs.
Pour finir, une sensibilisation de l’équipe permet bien souvent d’éviter des situations d’incompréhension et de tension.
Bibliographie :
Markowski, G. (2005). Types et rôle de la mémoire humaine. Synergies Pologne, (1), 100-105. Livre 1 pologne.indb (gerflint.fr)