Situation de travail
Mme I. est employée administrative à ½ temps dans un hall sportif. Sa collègue occupe l'autre partie du temps de travail. Les tâches sont variées (réponse au téléphone, mails, gestions des clés, et la gestion de l'agenda des activités du hall sportif, ..).
Difficultés rencontrées
Mme I. éprouve des difficultés au niveau de la concentration et restitution des informations reçues. Actuellement, la gestion de l'agenda des différentes activités organisées par le hall sportif n'est pas informatisée (agenda papier/crayon et de nombreux codes couleurs). La gestion des clés n'est pas informatisée (notes dans cahier ou feuilles papiers des entrées et sorties des clés des locaux).
Aménagement proposé
Il est donc nécessaire de revoir la gestion de l'organisation du travail (simplifier et mieux consigner), l'utilisation des outils informatiques et le travail en réseau pour simplifier les tâches à réaliser.
Des conseils sont apportés :
la création d'un agenda électronique partagé par les 2 employées
l'établissement d'une check List reprenant les informations nécessaires à demander et à effectuer
le changement de l'organisation : gérer les clés (établir une procédure simplifiée), fixer un lieu de dépôt en évitant les modifications.
De nombreux conseils sont apportés pour favoriser la stabilité et la gestion des échanges d'informations en tenant compte des besoins de Mme I. Une sensibilisation et information aux collègues permettra de s'assurer des résultats positifs suite aux aménagements proposés.
